Die traditionsreiche Brauer-Familie machte aus der lokalen Brauerei eine deutschlandweit operierende Brauerei-Gruppe. Heute ist Oettinger Bier die größte unabhängige Brauerei Deutschlands und an sechs Standorten vertreten: Oettingen, Walldorf, Mönchengladbach, Dessow, Schwerin und Gotha. Ihren Lastern mit dem markanten blauen Schriftzug ist fast jeder schon mal begegnet.
Sechs Standorte, sechs Mail-Domains
Neben einer hoch automatisierten Produktion sind eine ausgefeilte Logistik und eine reibungslos funktionierende IT wichtige Erfolgsfaktoren des Unternehmens. Viel Zeit, sich mit E-Mail-Fächern voller Spam oder eingeschleppten Viren zu beschäftigen, haben die IT-Verantwortlichen von Oettinger nicht. Zum Schutz gegen unerwünschte Mails und Schadprogrammen setzte das Unternehmen bisher auf eine reine Softwarelösung. Die einzelnen Standorte wurden dezentral gesichert, da jeder der sechs Standorte über eine eigene Mail-Domain verfügt. Der Mailverkehr wurde von jedem Standort separat abgewickelt. Es gab keinen zentralen Mailserver, dadurch war der Administrationsaufwand entsprechend hoch. Ein weiteres Manko: Trotz des Einsatzes von Anti-Viren- und Anti-Spam-Software nahm die Spamflut kontinuierlich zu.
Gesucht: eine funktionierende zentrale Anti-Spamlösung
Anfang 2007 entschied sich Oettinger deswegen für die Zentralisierung der E-Mail-Architektur und die Umstellung auf Microsoft Exchange Server. Daraus ergaben sich für die Spam- und Virenabwehr ganz neue „Arbeitsbedingungen“ – und für das IT-Team der Oettinger-Brauerei, die Gelegenheit, das leidige Thema Spam von Grund auf neu anzugehen. Judith Härtle, bei Oettinger für die IT verantwortlich, beschreibt die unbedingten Anforderungen an die neue Lösung: „Wir wollten eine zentrale Lösung, die es ermöglicht, dass jeder E-Mail-Nutzer Zugriff auf seine Quarantäne-Ordner hat. Was für den einen Spam ist, ist für den anderen vielleicht eine relevante Information. Außerdem landen selbst in den besten Anti-Spam-Filtern E-Mails, die da nicht hin gehören. Es muss deswegen die Möglichkeit geben, diese ungewollt in den Spam-Filter geratenen E-Mails auszusortieren. Wir wollen, dass unsere User das selbst kontrollieren und beeinflussen können – und nicht jedesmal den IT-Administrator rufen müssen.“
Eine Option, diese Anforderungen zu lösen, war das Outsourcing des kompletten E-Mail-Verkehrs an einen der größten deutschen Dienstleister für Managed E-Mail-Services. Die Alternative: Die Anschaffung und Installation des REDDOXX Spamfinders. Entschieden hat sich Frau Härtle für den REDDOXX Spamfinder. Eine wichtige Rolle hat dafür die Beratung durch Frank Söder von Kutzschbach Electronic gespielt. Das EDV-Haus hat sich auf die IT-Anforderungen von regionalen mittelständischen Unternehmen spezialisiert. Die Oettinger Gruppe ist seit über zehn Jahren Kunde bei Kutzschbach Electronic.
Vom Systemhaus getestet
Kutzschbach Electronic nutzt REDDOXX Spamfinder selbst. Die Anti-Spam-Lösung sorgt dort seit drei Jahren für spamfreie E-Mail-Accounts. Umso überzeugender konnte Frank Söder für die E-Mail-Management-Lösung von REDDOXX argumentieren. Judith Härtle und ihr Team konnten Funktionsweise und -umfang des Spamfinders also live testen – und das in einer produktiven Umgebung. Nach kurzer Testphase wurde die Entscheidung für den REDDOXX Spamfinder gefällt. Frank Söder sagt dazu: „Wer den Spamfinder einmal live getestet hat, sieht sofort, wie clever die Vorteile einer zentralen E-Mail-Management-Lösung mit individuell vom Nutzer einstellbaren Filtern ist. Die Benutzeroberfläche ist anwenderfreundlich aufgebaut. Selbst der wenig erfahrene Computernutzer weiß sehr schnell, wie er mit dem REDDOXX Spamfinder umgehen muss.“
Wie arbeitet REDDOXX Spamfinder?
„Benutzerfreundlichkeit auch für den Endanwender war einer der zentralen Kriterien bei der Entwicklung des REDDOXX Spamfinders“, bestätigt Rolf Wensing die Einschätzung Frank Söders. Er ist bei REDDOXX für Vertrieb und Partnermanagement zuständig. „Außerdem hat eine empirische Studie der Universität Hamburg ergeben, dass E-Mail-Nutzer produktiver arbeiten, wenn sie Zugriff auf Quarantäne-Ordner und Blacklists haben. Das können wir aus der Erfahrung mit über 200 installierten REDDOXX Boxen heraus nur bestätigen. Für IT-Administratoren noch überzeugender ist die Einfachheit, mit der sich die REDDOXX Lösung administrieren lässt – und die Tatsache, dass Spam und Viren-Mails erst gar nicht ins unternehmenseigene Netzwerk gelangen. Der REDDOXX Spamfinder wird nämlich zwischen Firewall und Exchange-Server ins Netzwerk eingebunden. Das entlastet den Exchange-Server und macht die gesamte E-Mail-Kommunikation schneller.“, fügt er hinzu.
Der Spamfinder sorgt durch eine mehrstufige Filterarchitektur dafür, dass nur erwünschte E-Mails die Empfänger erreichen. Insgesamt 15 Filter werden zentral vom Administrator konfiguriert. Reihenfolge und Priorität der E-Mail-Überprüfungen können unternehmensspezifisch, gruppenweise bis hin zu einzelnen Mitarbeitern und E-Mail-Adressen unterschiedlich eingerichtet werden. Die persönlichen Black- und Whitelists kann jeder Nutzer selbst verwalten. Sind die Einstellungen einmal vorgenommen, lernt der REDDOXX Spamfinder mit jeder versendeten und zugestellten E-Mail automatisch dazu und sorgt für einen dauerhaft sicheren und schnellen E-Mailverkehr. Der integrierte Virenschutz befreit die eingehende Post von Viren und Schadprogrammen.
Bis zu 30 Minuten Zeitersparnis
Bis Juli 2007 wurden sechs Standorte der Oettinger Gruppe an den neuen zentralen E-Mail-Server eingebunden – und damit auch an den REDDOXX Spamfinder. Der siebte und letzte Standort Mönchengladbach ist Ende November 2007 integriert worden. Alle E-Mails, die an eines der 200 E-Mail-Postfächer der sieben Oettinger Mail-Domains gerichtet werden, müssen nun erstmal den REDDOXX Spamfinder passieren – den positiven Effekt bemerkten die IT-Betreuer bei Oettinger sehr schnell: Laut Judith Härtle hat sich die Anzahl der Spam-Mails, die in den Postfächern der Mitarbeiter auftauchen, deutlich reduziert. Für einige der Oettinger-Mitarbeiter ergibt sich dadurch eine tägliche Zeitersparnis beim Bearbeiten ihrer Mails von dreißig Minuten. Kein Wunder, dass man in dem Brauerei-Unternehmen mit der neuen Anti-Spam-Lösung zufrieden ist – auch was den Schulungs- und Administrationsaufwand betrifft. „Nach dem der REDDOXX Spamfinder in unsere IT integriert ist, läuft er einfach im Hintergrund mit. Unsere Admins müssen sich kaum noch um Spamprobleme kümmern. Nach einer kurzen Einführung an ihren Rechnern managen die Nutzer ihre Mail-Accouns jetzt weitgehend selbst.“, beschreibt Härtle die aktuelle Situation.
E-Mail-Management-Lösungen von REDDOXX
Für Rolf Wensing von REDDOXX ist das keine Überraschung: „Für uns ist das eine ganz typische Aussage nach der Implementierung von REDDOXX Spamfinder. Sie zeigt, dass wir mit dem Produkt genau die Mail-Probleme mittelständischer Unternehmen lösen. Das gilt übrigens genauso für die beiden anderen REDDOXX E-Mail-Management-Funktionalitäten. Viele REDDOXX Nutzer aktivieren deswegen im Laufe der Zeit das REDDOXX MailDepot und den MailSealer. Zusätzliche Hardware ist dafür nicht nötig.“ REDDOXX MailDepot archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails und Anhänge automatisch und gesetzeskonform. Mittels Suchfunktion und Volltext-Indizierung lassen sich archivierte Mails problemlos und schnell wieder finden. REDDOXX MailSealer ver- und entschlüsselt E-Mails und garantiert damit einen sicheren Informationsaustausch. MailSealer ist kompatibel mit den PGP und S/MIME Standards und fügt auf Wunsch eine rechtssichere Signatur ein.
