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IT-Consulting

Doku­menten­manage­ment

Die Digitalisierung soll auch in Ihrem Büro Einzug halten – papierlos und effizient. Optimieren Sie Ihren Geschäftsablauf durch Dokumente und die dazugehörige Kommunikation an einem zentralen Ort. Mit einem Dokumentenmanagement sind Sie in der Lage Ihre Geschäftsprozesse geplant abzubilden, das heißt eine Umsetzung kann in Etappen hin zu einem umfassenden unternehmensweiten System erfolgen.
Darüber hinaus hilft Ihnen ein Enterprise-Content-Managementsystem die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung (GoBD und DSGVO) umzusetzen.
TIPP:
Nutzen Sie das Förderprogramm go-digital zur Konzeption von Digitalisierungs- und IT-Sicherheitsmaßnahmen.
Wir unterstützen Sie bei der Beantragung und Abwicklung.
Digitale Workflows

Dokumenten-Management

+ automatisierte Workflows
Freigabe- und Genehmigungsworkflow, Zielgerichtetes Verteilen von Informationen
+ Reduzieren von Fehlerquellen
Pflichtangaben in Eingabemasken, Plausibilitätsprüfungen beim Verschlagworten von Dokumenten, Automatisieren von Aufgaben
+ Sie bestimmen den Grad der Automatisierung
individuell für Ihr Unternehmen
+ Dokumentation & Nachvollziehbarkeit
die Zugriffe auf die Dokumente werden ebenso protokolliert wie die Arbeitsschritte in den Workflows und die Kommunikation im Feed. So erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD und DSGVO
+ Einhaltung gesetzlicher Vorgaben „Aufbewahrungsfristen
durch die Klassifizierung der Dokumente (Vertrag, Bewerbung, etc.) können die Aufbewahrungsfristen und die daraus resultierenden Löschfristen dokumentiert und eingehalten werden
+ Collaboration
durch die Verknüpfung der Kommunikationsdaten zu den Dokumenten und den zugehörigen Projekten ist eine transparentere Zusammenarbeit der Teams gegeben. Die Kommunikation zwischen den Teams kann über die Chatfunktion erfolgen, diese wird ebenso mit den Dokumenten verknüpft und ist immer nachvollziehbar
+ Anbindung an bestehende Systeme
Integration in Ihre vorhandene Umgebung und vorhandenen Businesstools. Vorhandene Daten können beim Ablegen von Dokumenten übernommen werden. Neu erzeugte Dokumente aus Drittsystemen können automatisiert übernommen und in den Workflow eingebunden werden.
Digitale Workflows

DokumentenManagement

+ automatisierte Workflows
Freigabe- und Genehmigungsworkflow, Zielgerichtetes Verteilen von Informationen
+ Reduzieren von Fehlerquellen
Pflichtangaben in Eingabemasken, Plausibilitätsprüfungen beim Verschlagworten von Dokumenten, Automatisieren von Aufgaben
+ Sie bestimmen den Grad der Automatisierung
individuell für Ihr Unternehmen
+ Dokumentation & Nachvollziehbarkeit
die Zugriffe auf die Dokumente werden ebenso protokolliert wie die Arbeitsschritte in den Workflows und die Kommunikation im Feed. So erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD und DSGVO
+ Einhaltung gesetzlicher Vorgaben „Aufbewahrungsfristen
durch die Klassifizierung der Dokumente (Vertrag, Bewerbung, etc.) können die Aufbewahrungsfristen und die daraus resultierenden Löschfristen dokumentiert und eingehalten werden
+ Collaboration
durch die Verknüpfung der Kommunikationsdaten zu den Dokumenten und den zugehörigen Projekten ist eine transparentere Zusammenarbeit der Teams gegeben. Die Kommunikation zwischen den Teams kann über die Chatfunktion erfolgen, diese wird ebenso mit den Dokumenten verknüpft und ist immer nachvollziehbar
+ Anbindung an bestehende Systeme
Integration in Ihre vorhandene Umgebung und vorhandenen Businesstools. Vorhandene Daten können beim Ablegen von Dokumenten übernommen werden. Neu erzeugte Dokumente aus Drittsystemen können automatisiert übernommen und in den Workflow eingebunden werden.
n

E-Akte

E-Akten ermöglichen eine Ablage von Dokumenten in strukturierte, digitale Akten. Zusatzinformationen können direkt am Dokument gespeichert werden. Änderungen und Zugriffe sind dokumentiert und nachvollziehbar.
l

Vertrags-Management

Mit einer digitalen Vertragsakte verwalten Sie Ihre laufenden Verträge. Sie behalten stets den Überblick über Laufzeiten, Termine und Fristen. Workflows informieren Sie aktiv z. B. bei Abläufen von Fristen
i

Rechnungs-Management

Optimieren Sie Ihren Eingangsrechnung-Prozess. Rechnungen werden gescannt, vollautomatisiert verbucht, Genehmigungsworkflows automatisiert und betragsabhängig gestartet.
9

Geschäftsprozess-Management

Überlassen Sie die Durchführung Ihrer Prozesse nicht dem Zufall. Bilden Sie diese Prozesse in Workflows ab um sicherzustellen, dass sie immer gleich ablaufen und alle Beteiligten aktiv informiert werden.

Bewerber-Management

Unterstützen Sie das Bewerbermanagement Ihrer Personalabteilung mit automatisierten Workflows. Von der Bedarfsplanung bis zum Bewerberportal und dem Bearbeiten der Bewerbungen – natürlich unter der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. 

Digitale Personalakte

Das Zusammenführen aller relevanten Informationen in einer Akte und die zentrale Verwaltung ermöglicht ein effizientes Arbeiten. Ab dem Bewerbungsprozess werden alle relevanten Daten und Informationen eines Mitarbeiters archiviert. Das Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben wird durch eine strukturierte digitale Ablage vereinfacht. 

E-Mail-Management

Das Archivieren von geschäftsrelevanten E-Mails ist eine der Forderungen der GoBD, die mit einem Mailmanagement umgesetzt werden kann. Das strukturierte Ablegen der E-Mails zu den entsprechenden Vorgängen – automatisiert oder manuell, hilft den Überblick zu behalten. Ein E-Mail-Management ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf gesuchte Informationen. Anhand von Schlagworten im Betreff können Workflows ausgeführt werden. 

Mobiles Arbeiten

Arbeiten Sie ortsunabhängig ohne laufende Workflows zu unterbrechen. Beschleunigen Sie dadurch die Durchlaufzeit Ihrer Geschäftsprozesse – und das geräte- und applikationsunabhängig
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E-Akte

E-Akten ermöglichen eine Ablage von Dokumenten in strukturierte, digitale Akten. Zusatzinformationen können direkt am Dokument gespeichert werden. Änderungen und Zugriffe sind dokumentiert und nachvollziehbar.
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VertragsManagement

Mit einer digitalen Vertragsakte verwalten Sie Ihre laufenden Verträge. Sie behalten stets den Überblick über Laufzeiten, Termine und Fristen. Workflows informieren Sie aktiv zB. bei Abläufen von Fristen
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RechnungsManagement

Optimieren Sie Ihren Eingangsrechnung-Prozess. Rechnungen werden gescannt, vollautomatisiert verbucht, Genehmigungsworkflows automatisiert und betragsabhängig gestartet.
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GeschäftsprozessManagement

Überlassen Sie die Durchführung Ihrer Prozesse nicht dem Zufall. Bilden Sie diese Prozesse in Workflows ab um sicherzustellen, dass sie immer gleich ablaufen und alle Beteiligten aktiv informiert werden.

BewerberManagement

Unterstützen Sie das Bewerbermanagement Ihrer Personalabteilung mit automatisierten Workflows. Von der Bedarfsplanung bis zum Bewerberportal und dem Bearbeiten der Bewerbungen – natürlich unter der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. 

Digitale Personalakte

Das Zusammenführen aller relevanten Informationen in einer Akte und die zentrale Verwaltung ermöglicht ein effizientes Arbeiten. Ab dem Bewerbungsprozess werden alle relevanten Daten und Informationen eines Mitarbeiters archiviert. Das Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben wird durch eine strukturierte digitale Ablage vereinfacht. 

E-Mail-Management

Das Archivieren von geschäftsrelevanten E-Mails ist eine der Forderungen der GoBD, die mit einem Mailmanagement umgesetzt werden kann. Das strukturierte Ablegen der E-Mails zu den entsprechenden Vorgängen – automatisiert oder manuell, hilft den Überblick zu behalten. Ein E-Mail-Management ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf gesuchte Informationen. Anhand von Schlagworten im Betreff können Workflows ausgeführt werden. 

Mobiles Arbeiten

Arbeiten Sie ortsunabhängig ohne laufende Workflows zu unterbrechen. Beschleunigen Sie dadurch die Durchlaufzeit Ihrer Geschäftsprozesse – und das geräte- und applikationsunabhängig

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Tel.: 09081 2503 450
Mail: consulting@kutzschbach.de