Automatisierte Erstellung von IT Service- und Dienstleistungsverträgen
Eingesetzte Tools/Plattformen
Ergebnis
Einheitliche und standardisierte Vertragsstruktur
95 % weniger manuelle Arbeit bei Vertragsanlagen
Zeitersparnis >30 Minuten pro Vertrag
Vollautomatisierte Erstellung inkl. Zusatzdokumente
Ausgangssituation
Die Kutzschbach Electronic GmbH & Co. KG betreut mittelständische Unternehmen in IT-Service, Beratung und Managed Services. Bisher mussten Verträge manuell erstellt werden, da das vorhandene ERP-System keine Automatisierung für Rahmenverträge, Zusatzdokumente oder Leistungsscheine unterstützte. Dies führte zu hohem Arbeitsaufwand, längeren Bearbeitungszeiten und einem erhöhten Fehlerpotenzial – wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben sinnvoller genutzt werden könnte.
Umsetzung
Die Herausforderung bestand darin, die Vielzahl der Dokumente (Rahmenvertrag, NDAs, AGB, Leistungsscheine etc.) zuverlässig automatisiert zu generieren. Eine maßgeschneiderte Microsoft Power App wurde entwickelt:
- Zentralisierte Eingabe von Kundendaten und Auswahl gebuchter Services
- Automatisierte Datenübernahme aus Kaseya Autotask für die Services
- Power Automate erstellt Verträge, Zusatzdokumente, Leistungsscheine und E-Mail-Benachrichtigungen
- Alle Dokumente werden vorausgefüllt bereitgestellt und müssen nur noch unterschrieben werden
Die Lösung vereint Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit, sodass das Team plattformunabhängig (Browser, MS Teams, Mobile) arbeiten kann.
Fazit & Ausblick
Die App sorgt für einheitliche, transparente Vertragsprozesse und spart pro Vertrag signifikant Zeit. Zukünftig wird eine direkte Weiterleitung zur digitalen Signatur implementiert, sodass der gesamte Vertragsprozess vollständig automatisiert abläuft. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit durch schnellere Vertragsabschlüsse.
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