Hinweisgebersystem

Ihre interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz: digitale Plattform und Prüfung eingehender Meldungen durch eine spezialisierte Kanzlei, aus einer Hand.

Interne Meldestelle auslagern, Pflichten sicher erfüllen

Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle betreiben. Seit Dezember 2023 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten.

Die Meldestelle muss Hinweise vertraulich entgegennehmen, den Eingang innerhalb von sieben Tagen bestätigen und spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung zu den Folgemaßnahmen geben. Das erfordert sichere Meldewege, klare Abläufe und juristische Einordnung.

Mit unserem Hinweisgebersystem lagern Sie diese Aufgaben aus: Ihre Beschäftigten melden über eine geschützte Online-Plattform, eine spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei prüft die Hinweise und übernimmt die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person. Sie erhalten die relevanten Informationen und entscheiden über die Folgemaßnahmen.

Eine interne Meldestelle muss sichere Meldewege bereitstellen und eingehende Hinweise nach einem definierten Verfahren bearbeiten. Meldungen müssen mindestens in Textform und mündlich möglich sein. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss innerhalb angemessener Zeit außerdem eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden.

Der Eingang einer Meldung muss grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Anschließend wird unter anderem geprüft, ob die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt und ob sie stichhaltig ist. Eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen erfolgt grundsätzlich innerhalb von drei Monaten.

Was müssen Unternehmen beim Hinweisgeberschutz beachten?

Ihre Vorteile auf einen Blick

Für welche Unternehmen?

Unternehmen ab 50 Beschäftigten, die ihre gesetzliche Pflicht ohne eigenen Aufwand erfüllen möchten
Mittelständische Unternehmen ohne eigene Compliance- oder Rechtsabteilung
Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften, die eine gemeinsame Lösung suchen
Unternehmen unter 50 Beschäftigten, die freiwillig einen geschützten Meldeweg anbieten möchten

So funktioniert das Hinweisgebersystem

Meldung abgeben: Beschäftigte melden über die Online-Plattform, per Smartphone oder am Computer, auf Wunsch anonym. Auf Wunsch ist außerdem ein persönliches Treffen möglich.
Eingang bestätigen: Die Kanzlei bestätigt den Eingang innerhalb von sieben Tagen.
Prüfen und einordnen: Die Kanzlei prüft, ob die Meldung unter das HinSchG fällt und stichhaltig ist, und fordert bei Bedarf weitere Informationen an.
Weitergabe und Rückmeldung: Relevante Ergebnisse gehen an Ihre festgelegten Ansprechpersonen. Sie entscheiden über Folgemaßnahmen, die Rückmeldung erfolgt innerhalb von drei Monaten.

Pakete und Preise für Ihr Hinweisgebersystem

Alle Pakete enthalten die digitale Hinweisgeberplattform und die Prüfung eingehender Meldungen durch eine spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei. Die Kanzlei übernimmt die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person und gibt relevante Informationen an Ihre festgelegten Ansprechpersonen weiter. Die Verantwortung für erforderliche Folgemaßnahmen bleibt beim Unternehmen.

50 bis 249 Beschäftigte
ab 250 Beschäftigte
Mehrere Gesellschaften (Unternehmensgruppe)
Anonyme/vertrauliche Meldung von Hinweisen
Anfrage für ein persönliches Treffen
Einrichtung einer cloudbasierten Hinweisgeberplattform (eine Administrator- und eine Analysten-Lizenz inklusive, weitere Lizenzen gegen Aufpreis zubuchbar)
Prüfung durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei, ob der gemeldete Verstoß unter den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt
Kontaktaufnahme und Kommunikation durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei mit der hinweisgebenden Person, wenn von dieser gewünscht
Prüfung zur Meldeberechtigung und der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei und Weitergabe an Auftraggeber
Anforderung weiterer Informationen von der hinweisgebenden Person bei Bedarf

250,00 €

zzgl. MwSt.

50 bis 249 Beschäftigte
ab 250 Beschäftigte
Mehrere Gesellschaften (Unternehmensgruppe)
Anonyme/vertrauliche Meldung von Hinweisen
Anfrage für ein persönliches Treffen
Einrichtung einer cloudbasierten Hinweisgeberplattform (eine Administrator- und eine Analysten-Lizenz inklusive, weitere Lizenzen gegen Aufpreis zubuchbar)
Prüfung durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei, ob der gemeldete Verstoß unter den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt
Kontaktaufnahme und Kommunikation durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei mit der hinweisgebenden Person, wenn von dieser gewünscht
Prüfung zur Meldeberechtigung und der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei und Weitergabe an Auftraggeber
Anforderung weiterer Informationen von der hinweisgebenden Person bei Bedarf

350,00 €

zzgl. MwSt.

50 bis 249 Beschäftigte
ab 250 Beschäftigte
Mehrere Gesellschaften (Unternehmensgruppe)
Anonyme/vertrauliche Meldung von Hinweisen
Anfrage für ein persönliches Treffen
Einrichtung einer cloudbasierten Hinweisgeberplattform (eine Administrator- und eine Analysten-Lizenz inklusive, weitere Lizenzen gegen Aufpreis zubuchbar)
Prüfung durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei, ob der gemeldete Verstoß unter den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt
Kontaktaufnahme und Kommunikation durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei mit der hinweisgebenden Person, wenn von dieser gewünscht
Prüfung zur Meldeberechtigung und der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung durch spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei und Weitergabe an Auftraggeber
Anforderung weiterer Informationen von der hinweisgebenden Person bei Bedarf

450,00 €

zzgl. MwSt.

Sicherheit und Datenschutz

Hosting: Betrieb in Rechenzentren in der EU, DSGVO-konform

Zertifizierung: Plattformanbieter nach ISO 27001 zertifiziert

Verschlüsselung: verschlüsselte Datenhaltung und verschlüsselte Kommunikation

Anonymität: Entfernung von Metadaten aus Dateien bei anonymen Meldungen

Anmeldung: Zwei-Faktor-Anmeldung für die Bearbeitung

Sprachen: Meldungen in über 20 Sprachen möglich

Zugang: Meldelink und QR-Code, auch per Smartphone

Prüfung: durch eine spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei

Kutzschbach nutzt das Hinweisgebersystem auch selbst für die eigene interne Meldestelle.

FAQs zum Hinweisgebersystem

Welche Unternehmen brauchen ein Hinweisgebersystem?

Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Für kleinere Unternehmen ist ein Meldeweg freiwillig, kann aber sinnvoll sein.

Darf die interne Meldestelle ausgelagert werden?

Ja. Das Gesetz erlaubt, Dritte mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu beauftragen, zum Beispiel eine Rechtsanwaltskanzlei. Die Pflicht, erforderliche Folgemaßnahmen zu ergreifen, bleibt beim Unternehmen.

Was kostet ein Hinweisgebersystem?

Unsere Pakete beginnen bei 250 € pro Monat zzgl. MwSt. und enthalten neben der Plattform die Prüfung der Meldungen durch eine spezialisierte Kanzlei.

Welche Meldewege müssen angeboten werden?

Meldungen müssen in Textform und mündlich möglich sein. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss außerdem innerhalb angemessener Zeit eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden.

Können Hinweise anonym abgegeben werden?

Ja. Hinweisgebende Personen können anonym bleiben und trotzdem über die Plattform mit der Kanzlei kommunizieren, etwa um Rückfragen zu beantworten.

Was passiert, wenn keine Meldestelle eingerichtet wird?

Wer keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, handelt ordnungswidrig. Das HinSchG sieht dafür ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro vor.

Unser Expertenteam für Ihr Hinweisgebersystem

Wir beraten Sie gerne persönlich zum Hinweisgeberschutz und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot, das zu Ihren Anforderungen passt.

Stefan Milde
Key Account Manager

consulting@kutzschbach.de
+49 9081 2503 416

Manfred Schuster
Consultant

consulting@kutzschbach.de
+49 9081 2503 428

Hinweisgeberschutz: Unterstützung bei der Pflichterfüllung

Erfahren Sie alles Wichtige zum Hinweisgeberschutzgesetz und wie wir Unternehmen dabei unterstützen, eine entsprechende Plattform einzurichten.

Checkliste Hinweisgeberschutz

Nutzen Sie unsere Checkliste, um die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen zu überprüfen. Können Sie einzelne Punkte nicht abhaken, unterstützt Sie unser Servicekonzept Hinweisgeberschutz dabei, Hinweise strukturiert entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Hinweisgebersystem anfragen

Nennen Sie uns kurz Ihre Unternehmensgröße und ob Sie bereits eine Meldestelle betreiben. Wir empfehlen Ihnen das passende Paket und zeigen Ihnen die Plattform in einer kurzen Demo.