Dank zentraler Übersicht jederzeit den Überblick über den Vertragsstatus behalten
Eingesetzte Tools/Plattformen
Ergebnis
Zentrales Dashboard für alle Vertragsinformationen
Tagesaktuelle Daten für schnelle Entscheidungen
Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen
Fehleranfälligkeit durch manuelle Listen entfällt
Ausgangssituation
Die Kutzschbach Electronic GmbH & Co. KG betreut mittelständische Unternehmen in IT-Service, Beratung und Managed Services. Jeder Kunde hat einen Technischen Account Manager, der für die Koordination der IT-Betreuung zuständig ist. Dieser überwacht Vertragsinhalte und Leistungserbringung bei seinen Kunden.
Bisher wurden Daten mit Hilfe von Dashboards im Ticketsystem manuell gepflegt, was fehleranfällig war und oft zu verspäteten Reaktionen auf Entwicklungen führte. Ziel war eine zentrale, automatisierte Übersicht, die aktuelle Vertragsstände für jeden Techniker transparent darstellt.
Umsetzung
Wir haben ein zentrales Dashboard für die Vertragsauswertung entwickelt.
- Entwicklung eines zentralen Dashboards mit Microsoft Power BI, das Daten aus dem Ticketsystem zusammenführt
- Übersicht für Techniker über alle betreuten Verträge inkl. prognostizierter Entwicklung bis zum Jahresende
- Warnungen bei Über- oder Unterschreitung von Kontingenten
- Zentrale Auswertungen auf Mitarbeiter- oder Business-Unit-Ebene
- Automatisierte monatliche E-Mail-Benachrichtigungen mit aktuellem Vertragsstand und To-Do-Erinnerungen
Fazit & Ausblick
Das Dashboard wurde erfolgreich implementiert und sorgt für transparente, tagesaktuelle Vertragsinformationen. Die Mitarbeiter können sofort auf Entwicklungen reagieren, während automatisierte Benachrichtigungen sicherstellen, dass niemand wichtige Fristen verpasst. Zukünftig sollen weitere KPIs und Visualisierungen ergänzt werden, um Prognosen zur Vertragsauslastung noch genauer darzustellen und die digitale Transformation im Vertragsmanagement weiter voranzutreiben.
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