Effiziente Anrufannahme durch KI-Voice-Agent
Eingesetzte Tools/Plattformen
Ergebnis
Vollautomatisierte Anrufannahme zu definierten Zeiten
Strukturierte Erfassung von Kundendaten direkt im Ticketsystem
Wegfall externer Telefoniedienstleister
Schnellere, zuverlässige Datenverarbeitung
Ausgangssituation
Früher wurden eingehende Anrufe in definierten Zeitfenstern (07:00–08:00, 12:00–13:00 und 17:00–18:00 Uhr) von einem externen Dienstleister entgegengenommen. Das Vorgehen war teuer, unflexibel und führte zu Verzögerungen bei der Verarbeitung von Kundendaten. Das Ziel war, einen automatisierten, skalierbaren Prozess zu schaffen, der nahtlos in die bestehenden IT-Workflows integriert ist.
Umsetzung
Der Workflow zur Anrufannahme mittels KI-Voice-Agent wurde erfolgreich implementiert.
- Weiterleitung eingehender Anrufe an den KI-Voice-Agent (ElevenLabs)
- Automatisierte Erfassung und Strukturierung von Kundendaten
- Integration ins Ticketsystem Autotask via n8n für direkte Ticketanlage
- Telefonie über Twilio für zuverlässige Verarbeitung
Die Implementierung erforderte genaue Abstimmungen zwischen Telefonanlage, KI-Agent und Ticketsystem, um fehlerfreie und konsistente Datenerfassung zu gewährleisten.
Fazit & Ausblick
Die Lösung ermöglicht eine automatisierte, zuverlässige und skalierbare Anrufannahme und direkte Integration der Kundendaten ins Ticketsystem. Zukünftig sollen weitere Self-Service-Funktionen ergänzt werden. Das spart Zeit, reduziert Kosten und erhöht die Flexibilität des Unternehmens.
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