Routineanfragen schneller erledigen und den Support entlasten
Eingesetzte Tools/Plattformen
Ergebnis
Bearbeitung von 50 bis 100 E Mail Anfragen pro Tag
Spürbar kürzere Reaktionszeiten
Mehr Luft für komplexe Supportfälle
Datenschutzkonforme Umsetzung mit Hosting in Europa
Ausgangssituation
Im Support fielen täglich viele einfache, wiederkehrende Anfragen an. Die manuelle Bearbeitung kostete Zeit und führte immer wieder zu Verzögerungen. Ziel war es, die Abläufe zu straffen, ohne von den bewährten Qualitätsstandards abzuweichen. Die Mitarbeitenden sollten entlastet werden, damit sie sich auf die Fälle konzentrieren können, die wirklich Fachwissen erfordern.
Umsetzung
Dafür wurde ein eigener Agent entwickelt, der die eingehenden Nachrichten in den zentralen Funktionspostfächern automatisch prüft und vorbereitet. Der Ablauf bleibt vertraut – die Mitarbeitenden behalten das letzte Wort, der Agent übernimmt nur die Vorarbeit.
- Entwicklung eines Agents zur automatischen Auswertung der eingehenden E-Mails
- Aufbau einer Wissensbasis auf Grundlage früherer Antworten und vorhandener Dokumente
- Prüfung der E-Mails direkt im Funktionspostfach
- Erstellung und Ablage eines Antwortentwurfs im Entwurfsordner
- Kontrolle durch Mitarbeitende im Vier-Augen-Prinzip
Fazit & Ausblick
Die Lösung sorgt für schnellere Antworten, ein ruhigeres Supportumfeld und mehr Zeit für die wichtigen Themen. Gleichzeitig erfüllt sie alle Datenschutzanforderungen. Durch die technische Struktur lassen sich künftig problemlos weitere Systeme und Prozesse anbinden.
Ihr direkter Draht zu uns
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