Automatisierter Anmeldeprozess bei Kutzschbach Events
Eingesetzte Tools/Plattformen
Ergebnis
Deutliche Zeitersparnis bei Anmeldung und Nachbereitung
90 % weniger manuelle Arbeit
Fehlerfreie Datenübertragung zwischen Systemen
Automatische Benachrichtigungen für Teilnehmende und Mitarbeitende
Ausgangssituation
Kutzschbach führt jährlich zahlreiche Events in verschiedenen Formaten durch – von Webcasts über Stammtische bis hin zu Vor-Ort-Veranstaltungen.
Der bisherige Anmeldeprozess lief über ein WordPress-Plugin auf der Website. Die dort eingegebenen Daten wurden per Bestätigungs-Mail an Marketing und Vertrieb übermittelt und händisch in einer Teilnehmerliste gepflegt. Dieser manuelle Prozess war fehleranfällig und zeitaufwändig. Ziel war daher die Einführung eines automatisierten Workflows, der Anmeldungen effizienter, sicherer und transparenter macht.
Umsetzung
Die Herausforderung bestand darin, die gesamte Eventanmeldung vom Eingang bis zur internen Weiterverarbeitung zu automatisieren. Dafür wurde ein digitaler Workflow entwickelt:
- Erstellung eines an Kutzschbach angepassten Formulars mit Microsoft Forms für die Datenerfassung der Teilnehmenden
- Verarbeitung und Übertragung der Daten mit Microsoft Power Automate
- Zentrale Ablage der Anmeldedaten in einem Teams-Kanal zur strukturierten Übersicht und Anreicherung
- Automatische Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeitenden in Marketing und Vertrieb per E-Mail bei jeder neuen Anmeldung
- Versand einer personalisierten Bestätigungs-Mail an Teilnehmende inklusive Kalenderdatei für den individuellen Terminimport
Fazit & Ausblick
Der automatisierte Anmeldeworkflow ist inzwischen fest im Eventprozess integriert. Seit seiner Einführung treten keine Übertragungsfehler mehr auf, alle relevanten Mitarbeitenden sind jederzeit informiert und die Teilnehmenden erhalten direkt ihre Bestätigung und Terminübersicht.
Das System spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe – eine solide Basis für die weitere Automatisierung zukünftiger Veranstaltungsprozesse.
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